La collaborazione esterna non è più un’eccezione occasionale. Per molte organizzazioni, è parte del lavoro quotidiano.
Le agenzie contribuiscono alle campagne marketingBusiness-to-business (B2B), detto anche B-to-B, è una forma di transazione tra imprese, come quella... Leggi, i consulenti supportano le implementazioni, i fornitori coordinano attività operative, i freelance entrano nei team di progetto e i partner possono rimanere coinvolti per mesi o addirittura anni. In alcuni casi, gli stakeholder esterni diventano quasi integrati nel progetto quanto i dipendenti interni.
La sfida non è più capire se un’azienda debba collaborare con persone esterne all’organizzazione.
La vera sfida è decidere come coinvolgere questi partecipanti esterni.
Devono essere invitati in una conversazione esistente?
Sarebbe più adatto creare uno spazio dedicato alla collaborazione esterna?
A quante informazioni dovrebbero poter accedere?
Chi dovrebbe gestire i loro permessi?
Zoho Cliq offre diversi modi per rispondere a queste esigenze. La funzionalità aggiornata Guest Users consente alle organizzazioni di coinvolgere collaboratori esterni nei canali esistenti pertinenti, mentre i Network offrono un ambiente più ampio per community esterne più numerose e strutturate.
Il punto importante è che questi due approcci non sono intercambiabili.
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La scelta giusta dipende dalla scala, dalla durata e dallo scopo della collaborazione.
La collaborazione esterna non segue un modello unico
Non tutte le relazioni esterne hanno le stesse esigenze di comunicazione.
Consideriamo due scenari molto diversi.
Nel primo, un’azienda sta preparando una campagna pubblicitaria con un’agenzia esterna. Tre rappresentanti dell’agenzia devono accedere a un canale dedicato alla campagna per sei settimane. Il loro ruolo è specifico, il progetto ha una data di fine chiara e devono partecipare solo a un numero limitato di conversazioni.
Ora immaginiamo una seconda situazione.
La stessa azienda gestisce un ampio programma di partnership che coinvolge decine di organizzazioni. I partecipanti devono accedere a diversi temi di discussione, documentazione continuativa, risorse condivise, annunci e attività collaborative di lungo periodo.
Entrambi gli scenari coinvolgono persone esterne all’organizzazione.
Tuttavia, gestirli nello stesso identico modo creerebbe complessità inutile.
Il primo scenario può richiedere un accesso Guest mirato.
Il secondo è molto più vicino a una community di collaborazione dedicata.
Comprendere questa differenza è il primo passo per progettare una struttura di comunicazione esterna più efficace.
Quando l’accesso Guest è la scelta giusta
L’accesso Guest funziona particolarmente bene quando la collaborazione è focalizzata e chiaramente definita.
Un’azienda può avere bisogno di coinvolgere solo uno o pochi contatti esterni in una conversazione o in un progetto specifico.
Alcuni esempi possono includere:
- un’agenzia pubblicitaria coinvolta in una campagna;
- un consulente temporaneo che supporta un’implementazione;
- un fornitore coinvolto nel lancio di un prodotto;
- un freelance che entra in un team di progetto;
- un partner che partecipa a un’iniziativa specifica;
- un cliente che deve accedere a una conversazione di progetto ben definita.
In questi casi, il partecipante esterno non ha bisogno di un intero ambiente di collaborazione.
Ha bisogno di accedere alla conversazione giusta.
Mantenere il lavoro dove già avviene
Questo è uno dei principali vantaggi dell’accesso Guest.
Senza questa possibilità, i team interni potrebbero dover ricreare le conversazioni altrove semplicemente perché un collaboratore esterno non può visualizzare la discussione originale.
Questo genera lavoro nascosto.
I dipendenti iniziano a inoltrare email, copiare aggiornamenti tra piattaforme, acquisire screenshot, ricaricare documenti o riassumere manualmente le conversazioni per chi non ha partecipato allo scambio originale.
La duplicazione diventa ancora più problematica quando le decisioni cambiano rapidamente.
Una piattaforma potrebbe contenere le informazioni più recenti, mentre un’altra continua a mostrare una versione precedente.
Permettere a un Guest di partecipare direttamente al canale appropriato riduce la necessità di creare questo ulteriore livello di comunicazione.
La conversazione rimane più vicina al progetto.
Quando un Network dedicato è la scelta migliore
L’accesso Guest diventa meno adatto quando la collaborazione aumenta in termini di scala e complessità.
Alcune relazioni esterne coinvolgono molto più di un singolo progetto o di pochi partecipanti.
Un’azienda potrebbe voler creare una community di partner.
Un’organizzazione professionale potrebbe aver bisogno di uno spazio a lungo termine per i propri membri.
Un’impresa potrebbe mantenere un ambiente di collaborazione continuativa per clienti o partner strategici.
Più gruppi potrebbero aver bisogno di discutere contemporaneamente temi differenti.
In questi casi, un Network dedicato può offrire una struttura più adeguata.
Invece di aggiungere individualmente numerose persone esterne alle conversazioni interne esistenti, l’organizzazione può creare un ambiente collaborativo separato progettato specificamente per quella community.
I Network supportano relazioni più ampie
La differenza principale è la portata.
L’accesso Guest è generalmente focalizzato.
Un Network è più ampio.
Può supportare più argomenti, gruppi più numerosi e collaborazioni di lungo periodo senza integrare tutto direttamente nel workspace interno dell’organizzazione.
Questa separazione può addirittura migliorare la chiarezza.
La comunicazione interna rimane focalizzata sulle attività interne, mentre la community esterna dispone di un ambiente progettato intorno alle proprie esigenze.
L’obiettivo non è isolare gli stakeholder esterni.
Si tratta di creare il giusto livello di separazione per una relazione che è diventata più ampia di un singolo progetto o di una singola conversazione.
Tre domande da porsi prima di scegliere
Un semplice framework può aiutare le organizzazioni a capire quale approccio sia più adatto.
Quante persone sono coinvolte?
Un numero ridotto di collaboratori esterni può spesso essere gestito in modo efficiente tramite accesso Guest.
Se la partecipazione cresce fino a coinvolgere decine o centinaia di persone, gestire individualmente gli accessi può diventare complesso.
A quel punto, un ambiente dedicato può essere più semplice da strutturare e governare.
Quanto è ampia la collaborazione?
Una singola campagna è molto diversa da un programma continuativo che coinvolge diversi argomenti.
Se la collaborazione ruota attorno a un progetto chiaramente definito, l’accesso Guest può essere sufficiente.
Quando invece i partecipanti hanno bisogno di diverse aree di discussione, risorse, annunci e coinvolgimento continuativo, un Network può offrire una struttura più naturale.
Quanto durerà la relazione?
Anche la durata è importante.
Un progetto di consulenza della durata di sei settimane potrebbe non giustificare la creazione di un ambiente di collaborazione completamente nuovo.
Un programma di partnership pluriennale, invece, probabilmente sì.
La tecnologia dovrebbe riflettere la relazione reale, invece di costringere ogni collaborazione esterna nello stesso modello.
Il controllo degli accessi fa parte della progettazione della collaborazione
La semplicità non dovrebbe mai sostituire la governance.
I collaboratori esterni possono partecipare a conversazioni aziendali importanti, ma rimangono comunque esterni all’organizzazione.
Questo significa che l’accesso deve essere gestito in modo intenzionale.
Un Guest non dovrebbe ottenere automaticamente visibilità su tutto semplicemente perché ha bisogno di accedere a un singolo progetto.
L’organizzazione dovrebbe decidere quali canali, contatti e conversazioni siano davvero pertinenti.
In questo modo, la gestione degli accessi diventa parte della progettazione della collaborazione, invece di essere un’attività amministrativa effettuata solo in un secondo momento.
Concentrarsi sull’accesso rilevante, non sull’accesso massimo
Un principio utile è ragionare in termini di accesso rilevante.
Immaginiamo un designer esterno coinvolto nel redesign di un sito web.
Potrebbe aver bisogno di accesso a:
- il canale del progetto web;
- il project manager;
- il team design;
- file e discussioni specifiche del progetto.
Probabilmente non ha bisogno di accedere alle conversazioni HR, alla pianificazione finanziaria, alle discussioni del management o ai progetti relativi ad altri clienti.
Allo stesso modo, un fornitore logistico potrebbe aver bisogno soltanto di un canale operations.
Un consulente CRMLa strategia di marketing CRM è una delle più utilizzate nel business mondiale di oggi al fine di ... Leggi potrebbe richiedere accesso a una discussione specifica del progetto e ad alcuni membri del team sales operations.
L’obiettivo non è dare ai partecipanti esterni più accesso possibile.
È fornire loro l’accesso sufficiente per lavorare in modo efficace.
La governance dovrebbe continuare anche dopo l’onboarding
L’accesso esterno non dovrebbe essere considerato permanente per impostazione predefinita.
I progetti terminano.
I freelance completano i propri contratti.
Le agenzie cambiano account team.
I consulenti passano a nuovi incarichi.
I fornitori possono non essere più coinvolti.
Per questo motivo, la gestione dei Guest dovrebbe continuare anche dopo l’invito iniziale.
Le organizzazioni dovrebbero verificare periodicamente chi dispone ancora dell’accesso e se tale accesso sia ancora appropriato.
Integrare la revisione degli accessi nella chiusura del progetto
Un approccio pratico consiste nell’includere la revisione degli accessi Guest nel normale processo di chiusura del progetto.
Quando termina una campagna, l’azienda può verificare l’accesso dell’agenzia.
Quando si conclude un progetto di consulenza, i permessi Guest possono essere rimossi.
Se il contratto di un freelance viene esteso, l’accesso può essere rinnovato intenzionalmente invece di rimanere attivo a tempo indefinito.
Questo migliora la sicurezza e rende più ordinata l’amministrazione.
Inoltre, evita che nel tempo l’organizzazione accumuli account Guest dimenticati.
Evitare i silos di comunicazione senza perdere il controllo
Uno dei principali motivi per cui le aziende creano workspace esterni è mantenere il controllo.
È una scelta comprensibile.
Tuttavia, creare troppi ambienti separati può anche generare silos di comunicazione.
Il team interno può avere una conversazione.
L’agenzia un’altra.
Il fornitore una terza.
Le informazioni importanti finiscono così distribuite in luoghi diversi.
La sfida consiste nel trovare il giusto equilibrio.
L’accesso Guest riduce la separazione inutile quando i partecipanti esterni devono entrare soltanto in una conversazione focalizzata.
I Network, invece, forniscono una separazione intenzionale quando la collaborazione è abbastanza ampia da giustificare un ambiente dedicato.
L’obiettivo non è eliminare i confini.
È renderli utili.
Costruire la struttura di collaborazione intorno alla relazione
A volte le aziende scelgono prima gli strumenti e poi cercano di adattare la relazione alla struttura che quegli strumenti offrono.
Un approccio migliore consiste nel partire dalla collaborazione stessa.
Chi deve partecipare?
A quali informazioni deve accedere?
Per quanto tempo sarà coinvolto?
Quanti argomenti verranno discussi?
Che cosa deve rimanere interno?
Una volta chiariti questi aspetti, il modello di comunicazione più adatto diventa molto più evidente.
Un piccolo numero di partecipanti esterni con responsabilità specifiche può adattarsi naturalmente ai Guest Users.
Una community ampia con diverse aree di discussione continuativa può invece beneficiare di un Network dedicato.
Nessuna delle due opzioni è automaticamente migliore.
La scelta corretta dipende dalla relazione.
Scegliere lo spazio giusto per il tipo di collaborazione giusto
Le organizzazioni moderne dipendono fortemente da persone esterne ai propri confini formali.
La domanda non è più se la collaborazione esterna debba esistere.
La vera sfida è renderla efficiente senza creare complessità inutile o perdere il controllo sugli accessi.
La funzionalità Guest Users di Zoho Cliq offre un’opzione flessibile per una partecipazione esterna mirata. I collaboratori possono entrare nelle conversazioni dove il lavoro rilevante è già in corso, senza obbligare i team a ricreare quelle discussioni altrove.
I Network offrono invece un modello diverso per community esterne più ampie e permanenti.
La strategia più efficace non consiste quindi nello scegliere un unico metodo per ogni situazione.
Consiste nel selezionare l’ambiente più adatto per ogni relazione.
Quando accesso, durata, scala e obiettivo vengono valutati insieme, la collaborazione diventa più semplice da gestire. Gli stakeholder esterni ricevono il contesto di cui hanno bisogno, i team interni dedicano meno tempo a spostare informazioni tra sistemi e l’organizzazione mantiene un controllo più chiaro su chi può vedere cosa.
In definitiva, una buona collaborazione esterna non significa dare a tutti accesso a tutto.
Significa creare lo spazio giusto, per le persone giuste, per il giusto tipo di lavoro.
© Crediti d’immagine a Dan Cristian Pădureț
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